エクセルの印刷プレビューと改ページプレビュー

エクセルで綺麗に印刷できるよにしていますか?
相手にファイルを渡す場合には、ページがはみ出したりしないように、あらかじめ印刷設定で範囲を指定しておきます。

 

 

その際には、印刷プレビューと改ページプレビューを確認します。
ページ数が2ページになって、1ページの収まらず複数ページにはみ出してしまう場合は、エクセルの画面の右下にある改ページプレビューのアイコンをクリックすると、ページの区切りが青い点線で表示され、そこからが1ページ目からはみ出しており、2ページ目に印刷されてしまいます。

 

 

そして、1ページに収めるには、文字を小さくする、行幅を広げてセル内で折り返して表示させる、全体を縮小印刷するの3つの方法があります。
ですが、それぞれデメリットがあります。

 

 

文字を小さくすると読みづらいですし、行幅を一部だけ広げてしまうとレイアウトが崩れてしまいますよね。
全体を縮小すれば、小さくなって見づらいということがあるので、それぞれの悪いところを考慮して最も良い方法を選択する必要があります。

 

 

ただ、この中で一瞬で操作が出来るのは全体を縮小印刷する方法です。
改ページプレビューの画面で、青の点線を右にドラッグすればて改ページ位置が変わり、1ページに収めることが出来ます。

 

 

また、画面の下の方に点線が表示されていたら下の行がはみ出していることになるので、行数に応じて1ページに収めるか2ページに分けるか決めると良いでしょう。

 

 

なお、改ページプレビューでは印刷用紙の全体の位置や余白のバランスが分からないので、確認するにはページレイアウトを表示させます。入力作業に専念したい時は標準、ページ数や改ページの位置を確認したい時は、改ページプレビューです。

 

 

エクセルの画面の右下にある3つのアイコンクリックするだけで簡単に切り替わるので、これを使えば効率よく作業が進められるでしょう。
なお、改ページプレビューで印刷範囲の変更をして実線なったものを元の点線状態に戻すには、データ部分で右クリック「全ての改ページ」を解除で元に戻ります。

 

 

どうして今まで使わなかったのと絶句する!

改ページの挿入・解除、改ページプレビューなどのやり方も、映像なら見て真似して行うだけで簡単に覚えられます!

 

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