エクセルで文章を作成する人が多い理由

エクセルで文章を作成していますか?
一般的に見積書などにはエクセルが使われまが、これは、データーを入力すれば、合計の計算式を使って、自動集計が出来るからですね。

 

 

ですが、数表や計算式などのない、ただのビジネス文章を作成するだけなのにワードではなく、エクセルを使うという人が少なくありません。
では、それは何故だと思いますか?

 

 

その理由はとても簡単で、印刷した時に1枚に収まるように調節する労力がエクセルを使えば不要になるからでしょう。
実際に苦労した経験があるという方も少なくない筈です。

 

 

そして、そのポイントは印刷設定にあります。
まずリボンの「ファイル」タブから「印刷ボタン」をクリックします。
そして、設定項目の一番下の「拡大縮小なし」をクリックすると、表示される選択メニューの中に「シートを1ページに印刷」があります。

 

 

もう、お分かりですよね。
これを選べば1枚数行という文章を収めるのに、エクセルなら分量を調節する必要がなく、自動的にちょうど収まる大きさに縮小して印刷することが出来るわけです。

 

 

ただ、最近のオフィスソフトは出来ることがオーバーラップしており、表組や図解はエクセルでなく、ワードやパワーポイントでも作成出来ますし、お互いの間でコピー&貼り付けを行うことが出来ます。

 

 

ですが、仕事の生産性を良くするには、各種ソフトの特徴を理解してどれを使って文章を作成すれば効率があがるかという視点で使用するソフトを選ぶことが大切です。

 

 

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