エクセルの区切り位置の使い方

エクセルの区切り位置の使い方が上手く出来ていますか?
特に名前や住所などの文字列データーは、スペース等の区切り位置の使い方に特に注意する必要がありますね。

 

 

と言うのも作業効率を大きく左右することがあるからです。
実際に社内の他の部署から回ってきたデーターを使う場合などは、名前などのスペースが統一されていないことも多いものですよね。

 

 

このようなデーターをソートして行の並び替えたとしても、望む結果は得られません。
実際にひとつのセルに入力されている顧客リストを姓と名に分けたり、住所録を送り状用にデーターを分けるというパターンも良くあるものです。

 

 

こういう時に、セルをダブルクリックして名前や住所だけを切り取って別のセルにコピー&ペーストして貼りつける方法は誰でも思いつきます。
実際に丸一日かけて作ったというのも案外良く聞きますね。

 

 

ですが、この作業は、エクセルの区切り位置指定ウィザードを使えば、数万件のリストでもせいぜい数分で終わってしまうんですね。
何より、数十件のリストならまだしも、それが数千、数万ともなれば、手作業で行うには非常に大変です。

 

 

ですが、姓と名、郵便番号と都道府県と市町村などの間にスペースやスラッシュなどの統一された区切り文字があることが必要です。
その為、自分一人で入力するなら、スペースは全て半角にしたり、他の人も入力するようなら列を分けるといった具合にルールを決めてしまえば対処出来ます。

 

 

また、他の部署から回ってきたデーターなら、本来の作業する前に置換機能を使って区切りのスペースなどを1種類にまとめておけば、素早く精度の高い作業が出来るようになれます。

 

 

何よりエクセルとは本来、定型作業や繰り返しの処理を高速に行うものなので、それをきちんと理解していないで使うのは非常にもったいないことです。
使いこなすことが出来るようになれば、このように仕事をする上で避けては通れない日頃のややこしい複雑な業務も、一瞬で終わらせることが出来るようになれるでしょう。

 

 

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