便利な機能を使いこなす

ここでは、現代社会での事務作業では欠かせなくなってきているワード・エクセル・パワーポイント・アクセスなど、便利な機能を使いこなす為に知っておきたい基礎知識などをお伝えしています。

便利な機能を使いこなす記事一覧

エクセル(Excel)の関数を使いこなすことが出来ていますか?エクセルの関数というのは、学校で学んだものとは少し違って、言うなればある種の計算や変換をする為の機能です。今の時代、集計作業と言えばパソコンでのエクセルは欠かせませんが、その機能も便利な機能が色々あります。例えば、一覧表を作成したり、表の中の値を並び替えたり平均を出したりと出来るのですが、使いこなせていない人が少なくありません。そして、...

エクセルを使いこなせていますか?少し前ならエクセルと聞かれたらデーターの表集計算ソフトとと答えていましたが、今は様々なことが出来るアプリケーションに進化してきていますね。とは言え、エクセルに特別な機能が新たに追加されたということではなく、多くのユーザーがエクセル機能を使いこなして、様々な用途に利用するようになってきたのです。例えば、名簿やガントチャートはもちろんのこと、見積書や請求書など上げればき...

エクセルは名簿などを作成する時にも良く使いますね。ですが、名前をたくさん入力する必要があり、その為に「入力した名前が間違っていた。文字の再入力がとっても面倒」という方も少なくないでしょう。例えば、「佐藤健二」を「佐藤賢治」といった具合に入力してしまう漢字の変換ミスの経験を、誰もがしたことがある筈です。仕事での名簿なら、相手の取引先の名前を間違えたら大変失礼にあたるので、特に名前の入力には気を使わな...

エクセルのオートフィル機能をご存じですか?これは多くの人が最初に覚える機能の一つですね。エクセルで表作成する際は連続する数値を入力する機会もよくありますが、手入力でひとつずつ入力するのは時間がかかります。ハッキリ言って時間の無駄でしょう。ですが、エクセルのオートフィルを知っていれば、一瞬でこの問題は解決されてしまうんです。オートフィルの基本操作は、「1」と入力してフィルハンドルにマウスポインターを...

ある資料を仕事などで作成する時に、エクセルで作るのか、それともワードにすべきかという事で悩んだことはありませんか?一般的に表を作りたい時にはエクセルを使うと思っている人が多いものです。ですが、そうではありません。ワードでも表は作れるんです。例えば、行ごとにセル幅が違う表を作るようなら、エクセルではセルの結合を応用して使いこなさなければいけませんが、ワードなら個々のセル幅は自由に変えられるので操作が...

ショートカットキーを使っていますか?エクセルで作業している際に、セルの書式を変更の操作など、どのメニューから操作すればいいのか忘れてしまい、いつも周りの人に聞いてしまっているという人もいるでしょう。もしくは、操作方法インターネットで検索して調べていないでしょうか。このようなことをしていたら仕事の効率化を図るどころではありませんよね。そのような人はショートカットキーを使い、マウスをなるべく使わないで...

エクセルのセル内の改行の仕方をご存じですか?事務処理などでエクセルをやっていて、セル内の文章が長くなって読みにくいということも良くありますよね。文章が長い場合、列幅を調整しても長くなってしまうことから、初心者の方は何とかならないのかと思った方も多いことでしょう。そんなセル内の文章を読みやすくするエクセルの基本技(操作方法)を知れば、セルの列や行幅を調整しなくても、簡単に解決することが出来ます。やり...

エクセル(Excel)で事務作業などをしていて、セルにエラー表示されることはありませんか?良く売り上げなどの集計などをしていて、セル内にシャープ(#)がたくさん表示される場合がありますね。これは、売上げ結果などが大きな数値になり、セルの列幅が狭くて表示できないためのエラーなんです。その為、列幅を広げてあげればセルのエラー表示が消え、数値が表示されます。セルの列幅は、列の境界線をドラッグして調整は出...

エクセルで数式や関数が苦手という悩みは」ありませんか?特に初心者の方は、数式や関数が苦手という人も少なくありませんが、ある程度の一定の決まりさえ覚えてしまえば、それほど難しいことではないんですね。例えば、エクセルで入力したデータを計算する場合、セルに数式を入力し、半角の「=」を入力し、計算式を入力して「Enter」キーを押します。5と10の和を求める数式を入力するならセルに、「=5+10」と入力し...

エクセルのマクロの設定を自分で行うことが出来ますか?マクロとは、あらかじめ作成した指示書にしたがって、エクセルを自動実行する仕組みになりますね。また、VBAとはその指示書を記述する時に使うプログラム言語の名前です。そしてマクロを活用することで、単純な作業の繰り返しや、ミスをしやすい複雑な処理を自動化することが出来ます。ただ、誤解している人も多いですが、操作を記録することがマクロ、コードを手入力です...

エクセルが効率よく上達する方法をご存じですか?そもそもエクセルを学ぶユーザーのほとんどは、仕事などの実務の道具として活用することを目的にしていますよね。したがって、エクセルを上達するには、基本を踏まえ実務で必要なことだけを教えてもらうのが、最も効率よくエクセルが上達する方法です。これはワード、パワーポイント・アクセスなども同様です。もちろん、実務といっても多種多様で、何が必要なのかを明確に区別する...

ビジネス文章を作成するのに、数表や計算があるわけでないのに、ワードではなくエクセルを使うという人が多いですね。その理由としては効率が良いからに他ありません。そのポイントとなるのが、エクセルの印刷設定でしょう。ただ文章を書くだけなら、どんなソフトを使っても大差はりませんが、印刷した時に1枚にちょうど収まるように分量を調節することが出来るんですね。実際にこの労力がバカにできず、苦労したという経験がある...

新入社員の方など、春から新たな場所でお仕事をはじめられる方が多いと思いますが、 職場で良い評価を得るには、周りに喜ばれるエクセルのスキルを身につけておくと良いですね。これはエクセルに限らず、ビジネス文章には必ず目的があり、当たり前と思うかもしれませんが、実際には目的を意識せずに、ただの文章を作成だけになってしまう人が多いのです。また、エクセルの場合はデーターを表やグラフにすれば、一応はそれらしい体...

エクセルの入力規則でリストを作成していますか?例えば、カナや数字、英単語などの組み合わせが多い商品名や製品名をなどをエクセルで管理するようになると、どうしても入力ミスなども多くなってしまうものですね。特に似たような商品などが多いときなどは注意が必要になり、請求書や発注書などを間違ってしまうと、大変なことになってしまいます。その為、商品や製品名など、選択肢が限られているのはエクセルの入力規則でリスト...

エクセルのフィルターを使いこなしていますか?データーが膨大だとその中から必要なものだけを見つけるのは大変ですが、この機能を使えば該当するデーターだけを抜き出すことが出来ます。例えば、あるデーターに、A、B、Cの3社のデーターが入っているとして、その中からA社だけのデーターを選ぶ方法としてフィルターを活用すると非常に便利ですね。使い方としては、表の任意のセルを選択した状態で「データー」タブの「フィル...

エクセルで綺麗に印刷できるよにしていますか?相手にファイルを渡す場合には、ページがはみ出したりしないように、あらかじめ印刷設定で範囲を指定しておきます。その際には、印刷プレビューと改ページプレビューを確認します。ページ数が2ページになって、1ページの収まらず複数ページにはみ出してしまう場合は、エクセルの画面の右下にある改ページプレビューのアイコンをクリックすると、ページの区切りが青い点線で表示され...

関数を使いこなしていますか?エクセルのといったら、関数と答えたくなるぐらい代表する機能ですね。そもそもエクセルにおける関数とは、特定のデーター(引数)を受け取り、定義された処理を実行して値を返す命令のことなんです。このように言うと難しく感じるかも知れませんね。例えば、ある条件を満たすものだけを合計したい場合は、SUMIF(サムイフ)という関数。また、ある条件を満たすデータの個数を知りたい場合はCO...

エクセルで平均値が最速で分かる方法をご存じですか?例えば、仕事中に同じ部署の上司から過去3年間の売り上げの平均を聞かれたなら、あなたならどうします。もしかしたら、いちいちAVERAGE関数を入力しようとしているかもしれませんね。確かに平均値を求めるのに、AVERAGE関数を使えば求めることが出来ます。ですが、いちいちそんな面倒なことをしなくても、セル範囲を選択するだけで平均値や合計が分かるんですね...

業務効率の為に一番重要なことは何だと思いますか?それは作ったデーターをしっかり保存して守ることです。ですが、「午前中かけて作ったデーターがパーになってしまった…」「パソコンが固まった」など、良く聞く悲鳴ですね。また、「保存しない」をクリックして閉じてしまい、せっかく入力した内容を失ってしまったということも良く耳にします。ですが、このような事態にならいようにするには、とても簡単な作業で対策することが...

エクセルの参照を使いこなすことが出来ていますか?効率的にデータを入力することは、仕事を早く終わらせる為には大切ですが、あらかじめセルに入っているデーターを利用できれば、いちいち入力をする手間も減らせますね。その為に使うのが参照です。例えば、A1のセルにある商品の価格が入力してあったとして、B1のセルに消費税(8p%)込みの金額を計算して出す場合には、B1セルには、「=A1*1.08」の式になります...

エクセルの区切り位置の使い方が上手く出来ていますか?特に名前や住所などの文字列データーは、スペース等の区切り位置の使い方に特に注意する必要がありますね。と言うのも作業効率を大きく左右することがあるからです。実際に社内の他の部署から回ってきたデーターを使う場合などは、名前などのスペースが統一されていないことも多いものですよね。このようなデーターをソートして行の並び替えたとしても、望む結果は得られませ...

エクセルのグラフが苦手ということはありませんか?とは言え、グラフを作ることは仕事でよくあることですね。ひと目で分かるようになりますから、人に見せる場合にはその効果は絶大だからです。そして、エクセルの魅力は、数表を作ったら、たちまちグラフが作成できることです。表や図解なら、ワードやパワーポイントでも作れてしまうので、グラフこそエクセルの一番の強みともいえるかもしれません。何より、「F11」を押すか、...

エクセルで文章を作成していますか?一般的に見積書などにはエクセルが使われまが、これは、データーを入力すれば、合計の計算式を使って、自動集計が出来るからですね。ですが、数表や計算式などのない、ただのビジネス文章を作成するだけなのにワードではなく、エクセルを使うという人が少なくありません。では、それは何故だと思いますか?その理由はとても簡単で、印刷した時に1枚に収まるように調節する労力がエクセルを使え...

セルに「5−1」と入力すると「5月1日」になったり、「001」が「1」に表示されるなど、イラついたことがありませんか?そんな時には、エクセルの表示形式を変更しましょう。表示形式は簡単に言えば、「セルに入力されたデーターの種類です。主なものには、標準(エクセルが自動で判断)、数値、日付、時刻、通貨、パーセンテージ(値の百分率に「%」をつける)、文字列(セルに入力した値をそのまま表示)などのタイプがあ...

エクセルの表の印刷が上手く出来ますか?資料用の数表や交通費などの清算票などでもそうですが、エクセルで作成したファイルを1枚の紙にピッタリ印刷したいということは良くあるものです。これは既にエクセルの印刷設定についてのところでも触れましたが、エクセル2010なら「ファイル」メニューの印刷をクリックして、「シートを1ページに印刷」を選ぶことで良かったですよね。ですが、このやり方で問題なのは横長や縦長の表...

エクセルのエラー表示が出て、それまでのデーターが消えて、入力をやり直すことになった経験はありませんか?私は、パソコンを使い始めて、これまで数えきれないくらいあります。エラー表示は何か入力以外のことをやった時に出やすく、「ああ、やる前に保存しえおけば良かった」と後悔することになるのです。そこで、ファイル保存で後悔しない方法として、私の指癖にもなっているのが、「Ctrl」+「S」です。エクセルは自動保...